Hilfe zu DC Relay

DC Relay ist der Dienst für den sicheren Austausch von Engineering-Daten wie CAD-Modellen, Zeichnungen und Spezifikationen. Ein Service der Digital Crafted GmbH.

1. Überblick

Ein Auftrag ist eine Sendung: ein oder mehrere Dateien an einen oder mehrere Empfänger, mit Betreff und optional Projekt, Referenz und Nachricht. DC Relay prüft jede Datei (Prüfsumme und Virenscan), benachrichtigt die Empfänger per E-Mail und protokolliert jeden Schritt bis zum Download und zur Empfangsbestätigung.

• Mitarbeiter Ihrer Organisation senden Aufträge, verfolgen den Stand und laden Kunden ein.
• Empfänger brauchen kein Konto: Sie öffnen den persönlichen Link aus der E-Mail. Nur für streng vertrauliche Sendungen ist ein Konto nötig.
• Kunden mit Konto sehen alle an sie gerichteten Sendungen gesammelt im Eingang.

Konten gibt es nur auf Einladung. Eine freie Registrierung gibt es nicht. Der Betreiber richtet Organisationen ein, deren Administratoren laden Mitarbeiter ein, und Mitarbeiter laden Kunden ein. Nur Mitarbeiter einer Organisation können senden. Kundenkonten können ausschließlich empfangen.

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch (Umschalter oben rechts oder unter Konto), im hellen und dunklen Design, und sie funktioniert auf PC, Tablet und Handy.

2. Sendung empfangen

Mit dem Link aus der E-Mail

1. Öffnen Sie den Link direkt aus der E-Mail. Er ist persönlich und gilt nur für Ihre Adresse. Bitte nicht weiterleiten.
2. Bei vertraulichen Sendungen fordern Sie einen Bestätigungscode an. Er kommt an dieselbe Adresse und gilt 15 Minuten.
3. Laden Sie die Dateien einzeln herunter. Neben jeder Datei steht ihre SHA-256-Prüfsumme.
4. Wenn der Absender darum bittet, bestätigen Sie nach dem Download den Empfang. Der Absender sieht das sofort.

Fehlt im Link der Teil nach dem #, wurde er beim Kopieren abgeschnitten. Öffnen Sie ihn bitte direkt aus der E-Mail. Wenn ein Link nicht mehr geht, kann der Absender einen neuen senden. Der alte wird dabei ungültig.

Prüfsumme kontrollieren

Damit stellen Sie sicher, dass die Datei unverändert angekommen ist. Unter Windows in der PowerShell:

Get-FileHash .\Datei.stp -Algorithm SHA256

Unter macOS oder Linux: shasum -a 256 Datei.stp. Der Wert muss mit dem in DC Relay übereinstimmen.

Im Eingang (mit Konto)

Nach der Anmeldung zeigt der Eingang alle Sendungen an Ihre Adresse, aus allen Organisationen, mit Status Neu, Abgeholt oder Bestätigt. Ein Klick öffnet die Details mit den Dateien. Vertrauliche und streng vertrauliche Sendungen öffnen sich im Eingang erst, wenn Ihr Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt. Bis dahin steht dort „2FA nötig“.

3. Kundenkonto anlegen

Ein Konto lohnt sich, wenn Sie regelmäßig Daten erhalten oder streng vertrauliche Sendungen empfangen sollen. Sie bekommen eine Einladung auf einem von zwei Wegen:

• Per E-Mail: Link öffnen, Namen und Passwort (mindestens 12 Zeichen) wählen, fertig.
• Per QR-Code, z. B. im Termin vor Ort: Code mit dem Handy scannen, E-Mail-Adresse eingeben, den zugeschickten Bestätigungscode eintragen, Namen und Passwort wählen.

Eine Einladung gilt 14 Tage und nur einmal. Haben Sie schon ein Konto, erhalten Sie stattdessen einen Hinweis per E-Mail und melden sich einfach an.

4. Zwei-Faktor-Anmeldung

Die Zwei-Faktor-Anmeldung schützt Ihr Konto zusätzlich zum Passwort. Für Administratoren, Prüfer und alle, die senden, ist sie Pflicht. Für Kunden ist sie nötig, um vertrauliche und streng vertrauliche Sendungen im Eingang zu öffnen.

1. Eine Authenticator-App installieren, z. B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 2FAS oder Aegis.
2. Unter Konto „Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten“ wählen und den QR-Code scannen.
3. Den 6-stelligen Code aus der App eingeben.
4. Die angezeigten Recovery-Codes sicher speichern. Jeder Code ersetzt einmal die App, falls das Handy fehlt.

Handy verloren und keine Recovery-Codes mehr? Ein Administrator Ihrer Organisation kann die Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen.

5. Auftrag senden

1. Empfänger: Name oder Adresse tippen. Gespeicherte Kontakte und bisherige Empfänger werden vorgeschlagen. Mehrere Adressen gehen auch auf einmal, getrennt durch Komma, Semikolon oder Zeilenumbruch. Mit „+ CC hinzufügen“ erhalten weitere Personen eine Kopie.
2. Betreff eingeben. Optional: Projekt, Ihre Referenz (Bestell-, Anfrage- oder Zeichnungsnummer) und eine Nachricht.
3. Dateien hineinziehen oder über „Dateien wählen“ bzw. „Ordner wählen“ hinzufügen. Bei Ordnern wird der Pfad in den Dateinamen übernommen, z. B. Baugruppe_A_Teil1.stp.
4. Vertraulichkeit und Abrufdauer wählen. Optional eine Empfangsbestätigung anfordern.
5. Senden. Upload, Prüfung und Zustellung laufen automatisch. Den Fortschritt sehen Sie in drei Schritten.

Uploads laufen im Hintergrund weiter, während Sie andere Seiten öffnen. Oben rechts zeigt ein Fenster Geschwindigkeit, Restzeit und Verlauf. Einzelne Dateien lassen sich pausieren, fortsetzen oder abbrechen.

Upload unterbrochen, z. B. durch Netzwerkwechsel? Öffnen Sie den Auftrag und wählen Sie dieselbe Datei erneut. Es werden nur die fehlenden Teile übertragen.

Mit Erneut senden in einem früheren Auftrag übernehmen Sie Empfänger, Betreff, Projekt und Einstellungen für eine neue Sendung. Die Dateien wählen Sie neu.

6. Vertraulichkeitsstufen

Ihre Organisation kann kürzere Fristen festlegen. Streng vertraulich lässt sich nur an Empfänger mit Konto senden. Wer noch keins hat, wird beim Senden genannt und kann über Kunden einladen eingeladen werden.

7. Aufträge verfolgen

Die Liste Aufträge zeigt alle Sendungen Ihrer Organisation. Filtern Sie nach Zeitraum, Status, Projekt oder nur Ihren eigenen. Die Suche findet Nummer, Betreff, Referenz und Empfänger. Exportieren lädt die Auswahl als CSV-Datei für Excel.

Ein Klick auf einen Auftrag zeigt die Details: wer was wann geladen hat, den Status jeder Datei und die Aktionen.

• Link neu senden: für einen Empfänger, der die E-Mail nicht findet. Der alte Link wird ungültig.
• Zurückziehen: beendet eine Sendung sofort. Alle Links werden ungültig und die Dateien gelöscht.
• Manifest: Liste der Dateien mit Größe und SHA-256 als JSON-Datei.
• Zustellnachweis: pro Empfänger, wann jede Datei geladen und wann der Empfang bestätigt wurde.

8. Adressbuch

Das Adressbuch gilt für die ganze Organisation. Speichern Sie Name, Firma und eine Notiz zu einer Adresse. Bisherige Empfänger ohne Eintrag stehen darunter und lassen sich mit einem Klick übernehmen. „Senden“ startet einen neuen Auftrag an diesen Kontakt.

9. Kunden einladen

1. Unter Kunden einladen optional Name und Firma eintragen.
2. Für eine Einladung per E-Mail die Adresse angeben und „Einladung per E-Mail senden“ aktiv lassen.
3. Für einen QR-Code, z. B. im Termin vor Ort, die Adresse leer lassen. Der Kunde bestätigt seine Adresse dann selbst mit einem Code.
4. Link und QR-Code werden nur direkt nach dem Erstellen angezeigt. Sie können sie kopieren oder drucken.

Die Liste zeigt, welche Einladungen offen, angenommen, abgelaufen oder zurückgezogen sind. Offene Einladungen lassen sich zurückziehen.

10. Dateien anfordern

Mit einer Dateianforderung kommen Daten zu Ihnen: Sie schicken einem Kunden oder Lieferanten einen Link, er lädt die Dateien hoch, ohne Konto. Die Daten landen geprüft als Auftrag bei Ihnen.

1. Unter Dateien anfordern die E-Mail der Person eintragen, die hochladen soll, dazu Betreff, optional Referenz, Projekt und eine Nachricht, was gebraucht wird.
2. Vertraulichkeit und Gültigkeit wählen (höchstens 14 Tage).
3. „Anforderung senden“ schickt den Link per E-Mail. Ohne E-Mail wird der Link nur jetzt angezeigt, Sie können ihn kopieren und selbst weitergeben.

Die Person öffnet den Link, sieht Ihre Nachricht, lädt Dateien oder ganze Ordner hoch und klickt „Dateien übergeben“. Unterbrochene Uploads setzen fort, wenn sie dieselbe Datei erneut wählt. Jede Datei wird wie beim Senden per SHA-256 geprüft und auf Viren gescannt.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald die Dateien bereitstehen. Der Auftrag erscheint unter Aufträge mit dem Hinweis „Eingang per Dateianforderung“ und der Adresse der Person. Er unterliegt denselben Regeln wie jeder Auftrag, auch der Löschung nach 30 Tagen.

Der Link gilt für genau eine Übergabe. Danach, nach Ablauf oder wenn Sie die Anforderung zurückziehen, funktioniert er nicht mehr. Die Liste zeigt, ob der Link geöffnet wurde und welcher Auftrag daraus entstanden ist.

11. Verwaltung (für Administratoren)

• Übersicht: Zustand von Verarbeitung, Virenscan und Speicher, Nutzung der letzten 30 Tage und die geltenden Regeln.
• Benutzer: Mitarbeiter einladen, Rolle ändern, sperren, entfernen, Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzen, Einladung erneut senden. Der letzte Administrator lässt sich nicht herabstufen oder sperren.
• Projekte: Kennung und Namen anlegen, ändern und archivieren. Archivierte Projekte bleiben in alten Aufträgen sichtbar.
• Protokoll: jede Anmeldung, jeder Auftrag, jeder Download und jede Änderung, filterbar nach Bereich und Zeitraum und als CSV exportierbar.

12. Konten, Organisationen und Betrieb

Bei DC Relay kann sich niemand selbst registrieren. Jedes Konto entsteht durch eine Einladung:

1. Der Betreiber legt eine Organisation an (z. B. ein Unternehmen) und lädt deren ersten Administrator ein.
2. Der Administrator der Organisation lädt seine Mitarbeiter ein und vergibt Rollen. Nur Mitarbeiter können senden.
3. Mitarbeiter laden Kunden ein. Kunden können nur empfangen, sie sehen ihre Sendungen im Eingang.
4. Empfänger ohne Konto nutzen einfach den Link aus der E-Mail. Für den Rückweg gibt es die Dateianforderung.

Arbeiten zwei Unternehmen regelmäßig in beide Richtungen, kann das andere Unternehmen eine eigene Organisation mit eigenem Administrator bekommen. Die Organisationen bleiben strikt getrennt. Der Betreiber kann für eine Organisation erlaubte E-Mail-Domains festlegen, dann lassen sich nur Mitarbeiter mit diesen Adressen einladen.

Was der Betreiber sieht

Der Betreiber des Dienstes hat einen Bereich Betrieb. Dort sieht er alle Organisationen, Aufträge, Benutzer und das Protokoll, um Missbrauch zu erkennen und den Dienst sicher zu betreiben. Er sieht dabei nur Metadaten: wer wann an wen gesendet hat, Betreff, Dateinamen und Größen. Dateiinhalte kann er über DC Relay nicht öffnen.

Der Betreiber kann eingreifen: eine Organisation oder einen Benutzer sperren oder einen Auftrag zurückziehen. Jeder Eingriff braucht eine Begründung und steht im Protokoll der betroffenen Organisation, sichtbar für deren Administratoren und Prüfer.

Systemzustand (Betrieb → System)

Ein eigener Wächter misst alle 2 Minuten den Server (CPU-Last, Temperatur, Arbeitsspeicher, Systemplatte, beim Raspberry Pi auch Unterspannung), die Datenplatte, die Datenbank, ob Anwendung und Hintergrunddienst laufen, die Warteschlange, die Systemdienste, Virenscanner und Mailversand. Unter Betrieb → System steht das Ergebnis als Ampel mit Verlauf der letzten 24 Stunden.

• Grenzwerte: Warnung ab 70 °C, 80 % Platte und 85 % Speicher, kritisch ab 82 °C, 92 % Platte und 95 % Speicher.
• Weitere Rechner wie Edge-Proxy, KI-Rechner oder NAS trägt der Betreiber mit Adresse und Port ein. Der Server prüft, ob der Port offen ist oder (mit HTTP-Prüfung) eine Antwort kommt. „Wichtig“ macht einen Ausfall zum kritischen Zustand.
• Warnmail nur bei einem Wechsel des Gesamtzustands (in Ordnung, Warnung, kritisch) und bei der Entwarnung, nicht bei jeder Messung.
• Kommt 10 Minuten lang keine Messung, zeigt die Seite das als kritisch: dann läuft der Wächter selbst nicht.

Die Seite zeigt nur Messwerte, keine Dateien und keine Kundendaten. Messwerte werden nach 14 Tagen gelöscht.

13. Löschung und Datensicherung

Jede Sendung wird spätestens 30 Tage nach dem Anlegen automatisch und dauerhaft gelöscht, bei kürzerer Abrufdauer entsprechend früher. Zurückgezogene oder abgebrochene Sendungen werden sofort gelöscht.

Es gibt keine Datensicherung der übertragenen Dateien. Eine gelöschte Datei lässt sich deshalb nicht wiederherstellen, auch nicht durch den Betreiber. DC Relay ist ein Übertragungsweg, kein Archiv: Bitte bewahren Sie Ihre Originale in Ihren eigenen Systemen auf und speichern Sie empfangene Daten nach dem Download dort, wo Ihre Organisation es vorsieht.

Erhalten bleiben nur Nachweise ohne Dateiinhalt: Auftragsdaten (Nummer, Betreff, Empfänger, Dateinamen, Größen, Prüfsummen) und das Protokoll. Sie belegen auch nach der Löschung, wer was wann gesendet und empfangen hat. Protokolleinträge werden nach 4 Jahren automatisch gelöscht; jüngere Einträge kann niemand ändern oder löschen, auch der Betreiber nicht.

Löschung nach 500 Tagen ohne Aktivität

Ein Konto, das 500 Tage lang nicht angemeldet war, wird automatisch gelöscht. Ebenso eine Organisation, in der 500 Tage lang niemand angemeldet war und kein Auftrag angelegt wurde. So bleiben keine verwaisten Konten und Daten zurück.

• Gelöscht werden beim Konto: Anmeldedaten, Zwei-Faktor-Einstellungen, Mitgliedschaften und die Aufträge, die die Person gesendet hat.
• Gelöscht werden bei der Organisation: alle Konten, die nur zu ihr gehören, Adressbuch, Projekte, Einladungen, Dateianforderungen und alle Aufträge samt Dateien.
• Vorher kommen Warnmails: 4 Wochen, 3 Wochen, 2 Wochen, 1 Woche, 3 Tage und 1 Tag vor dem Termin, mit dem Löschdatum. Bei einer Organisation gehen sie an ihre Administratoren.
• Um die Löschung zu stoppen, genügt eine Anmeldung. Bei einer Organisation reicht es, dass sich ein Mitglied anmeldet oder ein Auftrag angelegt wird.
• Nach der Löschung braucht es eine neue Einladung, bei einer Organisation legt der Betreiber sie neu an.

Der Betreiber kann Konten und Organisationen auch von Hand endgültig löschen, zum Beispiel am Vertragsende. Er muss dafür eine Begründung angeben und den Namen zur Bestätigung eintippen.

14. Sicherheit und Datenschutz

• Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Gespeichert wird auf verschlüsselten Datenträgern.
• Jede Datei wird per SHA-256 auf Vollständigkeit geprüft und auf Schadsoftware gescannt, bevor jemand sie laden kann.
• Links sind persönlich, zeitlich begrenzt und werden nur als Prüfwert gespeichert. Ein neuer Link macht den alten ungültig.
• Anmeldung mit Passwort und Zwei-Faktor-Code. Zu viele Fehlversuche sperren das Konto vorübergehend.
• Jede Aktion wird protokolliert. Administratoren und Prüfer Ihrer Organisation können das Protokoll einsehen.
• Organisationen sind strikt voneinander getrennt. Kein Mitglied einer Organisation sieht Aufträge einer anderen. Der Betreiber sieht nur Metadaten, nie Dateiinhalte (siehe Abschnitt 12).

15. Nutzungsbedingungen

Vor der ersten Nutzung bestätigen Sie eine Kurzfassung der Nutzungsbedingungen (eine halbe Seite). Mit Konto geschieht das einmal direkt nach der Anmeldung, als Empfänger eines Links oder beim Hochladen über eine Dateianforderung mit einem Haken auf der Seite. Ohne Bestätigung lässt sich DC Relay nicht nutzen. Ändern sich die Bedingungen, werden Sie bei der nächsten Anmeldung erneut gefragt.

Die vollständigen Texte (Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweis und Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Organisationen) stehen öffentlich unter Rechtliches. Jede Bestätigung wird mit Zeitpunkt und Version im Protokoll festgehalten.

16. Häufige Fragen

Ich habe keine E-Mail erhalten.

Bitte den Spam-Ordner prüfen. Der Absender kann unter Aufträge den Link neu senden.

Der Bestätigungscode wird nicht akzeptiert.

Ein Code gilt 15 Minuten und nur der zuletzt angeforderte. Fordern Sie einen neuen an. Nach mehreren Fehlversuchen müssen Sie kurz warten.

„Diese Sendung ist nicht mehr verfügbar.“

Die Sendung ist abgelaufen, wurde zurückgezogen oder die maximale Zahl an Downloads ist erreicht. Bitten Sie den Absender, sie erneut zu senden.

Kann ich eine gelöschte Sendung zurückholen?

Nein. Es gibt keine Datensicherung der Dateien (siehe Abschnitt 11). Der Absender muss die Dateien erneut senden.

Wie groß dürfen Dateien sein?

Auch sehr große CAD-Daten sind möglich. Dateien werden in Teilen übertragen, sodass ein Abbruch nur den fehlenden Rest kostet. Ein Kontingent Ihrer Organisation kann die Gesamtmenge begrenzen.

Ich habe mein Passwort vergessen.

„Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite wählen. Der Link gilt 30 Minuten.

Wie erreiche ich das Team bei Fragen, Fehlern oder Ideen?

Über Feedback in der Seitenleiste. Art wählen (Frage, Fehler, Verbesserung, Sonstiges), Nachricht schreiben, absenden. Die Nachricht geht direkt an den Betreiber, ohne E-Mail-Programm. Die Antwort kommt per E-Mail an Ihre Adresse. Bitte keine vertraulichen Inhalte oder Passwörter hineinschreiben.

DC Relay ist ein Service der Digital Crafted GmbH.